Polityka Retention Danych
Ostatnia aktualizacja: 12 lipca 2026 r.
1. Wprowadzenie i zakres
Niniejsza Polityka Retention Danych określa zasady przechowywania, archiwizacji i usuwania danych osobowych oraz danych operacyjnych przez HardbanRecords Lab w ramach świadczenia usług licencjonowania muzyki komercyjnej CMLP oraz powiązanych serwisów. Polityka ta realizuje wymogi RODO, w szczególności zasady minimalizacji danych oraz ograniczenia okresu przechowywania, oraz ma na celu zapewnienie, że dane są przechowywane wyłącznie przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, dla których są przetwarzane. Polityka obowiązuje wszystkie dane osobowe, dane operacyjne, logi systemowe, backupy oraz inne kategorie danych przetwarzanych przez HardbanRecords Lab.
2. Okresy przechowywania danych osobowych
Dane osobowe są przechowywane przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, dla których są przetwarzane. Okresy przechowywania dla poszczególnych kategorii danych: Dane klientów B2B identyfikacyjne, kontaktowe, fakturowe przez okres obowiązywania umowy licencyjnej oraz 5 lat po jej zakończeniu, zgodnie z okresem przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości. Dane płatności i transakcje przez okres obowiązywania umowy oraz 5 lat po jej zakończeniu, zgodnie z wymaganiami podatkowymi i regulacjami podmiotów płatniczych. Logi systemowe i telemetria przez okres 12 miesięcy od zdarzenia, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu. Zgody marketingowe przez okres obowiązywania zgody, do momentu wycofania lub cofnięcia zgody przez administratora. Dane subskrybentów newslettera przez okres subskrypcji oraz 5 lat po jej zakończeniu. Dane osób kontaktujących się przez formularze przez okres 2 lat od ostatniego kontaktu.
3. Archiwizacja danych
Dane, które nie mogą zostać usunięte z przyczyn prawnych lub regulacyjnych, podlegają archiwizacji. Archiwizacja polega na przeniesieniu danych do bezpiecznego, zaszyfrowanego magazynu archiwum, z ograniczonym dostępem i wydłużonymi okresami przechowywania. Archiwum danych przechowywane są przez okres wymagany przez przepisy prawa, w tym przepisy podatkowe, księgowe i regulacyjne. Dostęp do archiwum danych ma wyłącznie upoważniony zespół prawny i compliance HardbanRecords Lab. Archiwum danych są regularnie audytowane pod kątem zgodności z polityką retention i przepisami prawa.
4. Usuwanie danych
Usuwanie danych osobowych następuje automatycznie po upływie okresu przechowywania określonego w niniejszej polityce. Usuwanie może odbywać się w następujący sposób: usunięcie rekordów z bazy danych, anonimizacja danych przez usunięcie identyfikatorów osobowych, nadpisanie danych na nośnikach magnetycznych lub optycznych, zniszczenie nośników fizycznych w sposób niezaufany do odzyskania. W przypadku danych archiwalnych, usuwanie następuje po upływie okresu archiwizacji określonego przez przepisy prawa. HardbanRecords Lab prowadzi rejestr usunięć danych, który zawiera informację o kategorii danych, dacie usunięcia oraz metodzie usunięcia.
5. Dane operacyjne i logi
Dane operacyjne, w tym logi systemowe, logi dostępu, logi API, logi odtworzeń oraz dane telemetryczne, przechowywane są przez okres 12 miesięcy od zdarzenia. Po upływie tego okresu, dane są automatycznie archiwizowane lub usuwane, z wyjątkiem przypadków, gdy dane są potrzebne do celów bezpieczeństwa, analizy zagrożeń lub realizacji obowiązków prawnych. HardbanRecords Lab zastrzega sobie prawo do przedłużenia okresu przechowywania danych operacyjnych w przypadku trwających postępowań prawnych, audytów bezpieczeństwa lub incydentów wymagających długotrwałej analizy.
6. Backup i kopie zapasowe
Kopie zapasowe danych przechowywane są przez okres 30 dni od daty tworzenia backupu. Po tym okresie, backupy są automatycznie nadpisywane lub usuwane. W przypadku backupów długoterminowych przeznaczonych do celów archiwalnych, okres przechowywania wynosi 7 lat, zgodnie z wymaganiami podatkowymi i księgowymi. Wszystkie backupy są szyfrowane i przechowywane w geograficznie oddalonych lokalizacjach.
7. Prawa użytkowników
Użytkownicy mają prawo do żądania usunięcia swoich danych osobowych w dowolnym momencie, zgodnie z art. 17 RODO prawo do bycia zapomnianym. Żądanie usunięcia danych powinno być złożone na piśmie pod adresem [email protected]. Administrator usunie dane w ciągu 30 dni od otrzymania żądania, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania. Użytkownik ma również prawo do żądania informacji o okresie przechowywania jego danych osobowych.
8. Monitoring i audyty
HardbanRecords Lab przeprowadza regularne audyty polityki retention danych co najmniej raz na kwartał. Audyty obejmują: sprawdzenie okresów przechowywania danych, weryfikację automatycznych procesów usuwania danych, sprawdzenie zgodności z RODO i innymi przepisami, analizę archiwów danych pod kątem niepotrzebnych danych. Wyniki audytów są dokumentowane i przedstawiane kierownictwu. W przypadku wykrycia niezgodności z polityką retention, administrator podejmuje odpowiednie działania naprawcze i powiadamia organ nadzorczy jeśli to wymagane przepisami prawa.
9. Dane nieletnich
HardbanRecords Lab nie zbiera świadomie danych osobowych osób nieletnich. W przypadku stwierdzenia, że dane osoby nieletniej zostały zebrane bez wymaganej zgody rodzica lub opiekuna prawnego, administrator usunie te dane niezwłocznie, w ciągu 24 godzin od stwierdzenia nieletniości. Administrator zastrzega sobie prawo do zablokowania konta użytkownika nieletniego do momentu otrzymania wymaganej zgody rodzica lub opiekuna prawnego.
10. Przekroczenie okresu przechowywania
W przypadkach, gdy dane muszą być przechowywane dłużej niż wynika to z ogólnych okresów określonych w niniejszej polityce, administrator podejmuje decyzję o przedłużeniu okresu przechowywania na podstawie indywidualnej oceny ryzyka i wymogów prawnych. Decyzja jest dokumentowana i zawiera uzasadnienie przedłużenia okresu przechowywania. Przedłużenie okresu przechowywania nie przekracza jednak okresu wymaganego przez przepisy prawa lub celów, dla których dane są przetwarzane.
11. Kontakt w sprawach retention
W sprawach dotyczących przechowywania, archiwizacji lub usuwania danych, użytkownicy mogą kontaktować się z HardbanRecords Lab pod adresem [email protected] lub +48 726 651 384. Administrator udziela odpowiedzi w ciągu 14 dni roboczych. W przypadku żądań usunięcia danych, administrator potwierdza otrzymanie żądania w ciągu 3 dni roboczych i informuje o planowanej dacie usunięcia.
12. Sposób realizacji praw użytkowników
Aby skorzystać z prawa do usunięcia danych lub żądania informacji o okresie przechowywania, użytkownik powinien skontaktować się z administratorem przez formularz kontaktowy na stronie /contact/, wysłać wiadomość e-mail na adres [email protected] lub zadzwonić pod numer +48 726 651 384. W zapytaniu należy podać pełne imię i nazwisko lub nazwę firmy, adres e-mail lub telefon, opis żądania oraz dokumentację tożsamości jeśli wymagana. Administrator potwierdza otrzymanie zapytania w ciągu 3 dni roboczych i udziela odpowiedzi w ciągu 14 dni roboczych.
13. Bezpieczeństwo danych archiwalnych
Dane archiwalne przechowywane są w zaszyfrowanej formie na serwerach z certyfikatem SSL/TLS, z regularnymi kopiami zapasowymi i systemami monitorowania. Dostęp do archiwum danych mają wyłącznie upoważnione osoby, podlegające obowiązkowi zachowania poufności. Archiwum danych są chronione przed nieautoryzowanym dostępem, utratą, zniszczeniem lub modyfikacją. HardbanRecords Lab stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zabezpieczenia danych archiwalnych.
14. Rejestr usunięć danych
HardbanRecords Lab prowadzi rejestr wszystkich usunięć danych osobowych. Rejestr zawiera: kategorię danych, datę usunięcia, metodę usunięcia, powód usunięcia oraz potwierdzenie wykonania usunięcia. Rejestr jest przechowywany przez okres 5 lat od daty usunięcia danych i jest dostępny dla organów nadzorczych na żądanie. Rejestr usunięć danych jest regularnie audytowany pod kątem zgodności z polityką retention i przepisami prawa.
15. Odpowiedzialność
HardbanRecords Lab nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z nieprawidłowego usunięcia danych spowodowanego przez Klienta lub osoby trzecie, w tym za utratę danych, utracone zyski, straty pośrednie lub szkody następcze. Administrator dokłada wszelkich starań, aby proces usuwania danych był bezpieczny, niezawodny i zgodny z polityką retention oraz przepisami prawa. W przypadku stwierdzenia, że dane zostały usunięte bezprawnie lub nieprawidłowo, administrator podejmie odpowiednie działania naprawcze.
16. Dane w celach księgowych
Dane niezbędne do celów księgowych i podatkowych, w tym faktury, rachunki, dokumenty księgowe, przechowywane są przez okres 5 lat od końca roku obrotowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o rachunkowości oraz ustawy o VAT. Po upływie tego okresu, dane księgowe są archiwizowane na nośnikach trwałych przez dodatkowe 5 lat, zgodnie z wymaganiami organów podatkowych. Archiwum danych księgowych jest przechowywane w bezpiecznych, zaszyfrowanych lokalizacjach z ograniczonym dostępem.
17. Dane analityczne i statystyczne
Dane analityczne i statystyczne, w tym dane telemetryczne, logi odtworzeń, preferencje użytkowników oraz dane dotyczące korzystania z platformy, przechowywane są w formie zanonimizowanej przez okres 24 miesięcy. Po upływie tego okresu, dane są agregowane i przechowywane w formie statystycznej bez możliwości identyfikacji poszczególnych użytkowników. Dane agregowane mogą być przechowywane przez nieograniczony okres w celach analizy trendów i ulepszania usług.
18. Zmiany w polityce retention
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Retention Danych w dowolnym momencie z przyczyn uzasadnionych, w szczególności zmianami w przepisach prawa, rozwojem technologii, wprowadzaniem nowych funkcji platformy lub dostosowaniem polityki do wytycznych organów nadzorczych. O każdej zmianie polityki retention administrator poinformuje użytkowników co najmniej na 14 dni roboczych przed wejściem zmian w życie, poprzez opublikowanie nowej wersji na stronie internetowej oraz wysłanie powiadomienia na adres e-mail powiązany z kontem użytkownika. Kontynuowanie korzystania z platformy po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację nowych postanowień polityki retention.
19. Procedura usuwania danych
HardbanRecords Lab stosuje standaryzowaną procedurę usuwania danych obejmującą następujące etapy: identyfikacja danych do usunięcia na podstawie okresu przechowywania i żądania użytkownika, weryfikacja zgodności z polityką retention i przepisami prawa, wykonanie usunięcia w bezpieczny sposób z dokumentacją, potwierdzenie usunięcia dla użytkownika lub organu nadzorczego, aktualizacja rejestru usunięć danych. Procedura usuwania danych jest regularnie audytowana i aktualizowana w celu zapewnienia zgodności z RODO oraz najlepszymi praktykami branżowymi.